Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych przez PHU SIATKAL MARIOLA KALAK w związku z prowadzeniem strony internetowej siatkal.com, w tym formularza bezpłatnej wyceny, oraz spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest PHU SIATKAL MARIOLA KALAK z siedzibą przy ul. Łukasiewicza 4, 63-700 Krotoszyn, NIP 621-124-74-62, REGON 300274923 (dalej: „Administrator”). Przedsiębiorstwo prowadzi Mariola Kalak.
2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail biuro@siatkal.com, pod numerem telefonu +48 606 710 994 (poniedziałek–piątek, 8:00–16:00) lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

§ 2. Zakres i źródła przetwarzanych danych

1. Administrator przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej siatkal.com (dalej: „Użytkownicy”) w zakresie określonym w ust. 2–4.
2. W związku z formularzem bezpłatnej wyceny (siatkal.com/bezplatna-wycena/) przetwarzane są: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość i ulica, forma dostawy, rodzaj ogrodzenia, model i kolor, długość ogrodzenia w metrach bieżących, liczba słupków narożnych, informacja o planowanej furtce, bramie i automatyce, a także, w przypadku ich podania, plik ze szkicem oraz informacje dodatkowe.
3. W związku z kontaktem bezpośrednim (telefon, wiadomość e-mail, wizyta w salonie) przetwarzane są dane przekazane przez Użytkownika, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz treść wiadomości.
4. W związku z korzystaniem ze strony automatycznie rejestrowane są dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data i godzina wizyty oraz odwiedzane podstrony (logi serwera).
5. Dane pozyskiwane są wyłącznie od Użytkownika. Jeżeli zapytanie składane jest w imieniu przedsiębiorcy, przetwarzane są dane osoby kontaktowej.
6. Użytkownik jest proszony o niepodawanie w treści formularza i w załącznikach danych zbędnych do sporządzenia wyceny, w szczególności numerów dokumentów tożsamości, danych szczególnych kategorii oraz danych osób trzecich.

§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

Dane osobowe są przetwarzane w celach, na podstawach prawnych i przez okresy wskazane poniżej.

Cel 1. Sporządzenie wyceny i kontakt w sprawie zapytania

• Zakres danych: dane z formularza lub z kontaktu bezpośredniego.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
• Okres przechowywania: do zakończenia obsługi zapytania; w razie niezawarcia umowy 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.

Cel 2. Zawarcie i wykonanie umowy (dostawa, montaż, gwarancja, rękojmia, reklamacje)

• Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres realizacji, parametry zamówienia.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Okres przechowywania: okres obowiązywania umowy oraz okres gwarancji i rękojmi.

Cel 3. Wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych

• Zakres danych: dane zawarte w dokumentach księgowych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Okres przechowywania: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Cel 4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

• Zakres danych: dane zawarte w umowie i korespondencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Okres przechowywania: do upływu terminu przedawnienia roszczeń, liczonego do końca roku kalendarzowego.

Cel 5. Zapewnienie bezpieczeństwa strony i ochrona formularza przed nadużyciami

• Zakres danych: adres IP, dane techniczne z logów serwera.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Okres przechowywania: zgodnie z konfiguracją serwera, nie dłużej niż 12 miesięcy.

Cel 6. Analiza ruchu na stronie i jej ulepszanie (Google Analytics)

• Zakres danych: identyfikatory online, dane o aktywności Użytkownika na stronie.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz przepisy ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.
• Okres przechowywania: do czasu cofnięcia zgody lub wygaśnięcia pliku cookie, zgodnie z ustawieniami narzędzia analitycznego.

Uwagi:

1. Przesłanie formularza nie stanowi zgody na przetwarzanie danych osobowych. Przetwarzanie odbywa się na podstawach prawnych wskazanych w niniejszym paragrafie, a zaznaczenie pola dotyczącego zapoznania się z Polityką Prywatności stanowi wyłącznie potwierdzenie zapoznania się z niniejszą informacją.
2. Formularz wyceny nie służy do zapisu na newsletter ani do wyrażania zgody na komunikację marketingową. Informacje handlowe będą przesyłane wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody, którą można w każdym czasie wycofać.

§ 4. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Montaż ogrodzeń jest wykonywany przez własne ekipy Administratora. Odbiorcami danych osobowych mogą być, w zakresie niezbędnym do sporządzenia wyceny i realizacji zamówienia:

• dostawca usług hostingu, poczty elektronicznej i obsługi technicznej strony (Dhosting),
• biuro rachunkowe oraz podmioty świadczące usługi prawne lub doradcze,
• przewoźnicy i przedsiębiorcy świadczący usługi kurierskie,
• Google Ireland Limited, jako dostawca usługi Google Analytics (wyłącznie po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookies),
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Ponadto:

1. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie umowy powierzenia, o której mowa w art. 28 RODO, i wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.
2. Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku korzystania z usług podmiotów mających siedzibę lub serwery w Stanach Zjednoczonych, w szczególności Google (mapa osadzona na stronie Kontakt oraz usługa Google Analytics), przekazanie opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo na standardowych klauzulach umownych.

§ 5. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO), jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO), z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, o ile przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Ponadto:

1. Żądania dotyczące wykonania powyższych praw należy kierować na adres biuro@siatkal.com lub na adres siedziby Administratora. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o czym osoba zostanie poinformowana.
2. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

§ 6. Dobrowolność podania danych i brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie danych kontaktowych oraz parametrów ogrodzenia jest niezbędne do sporządzenia wyceny i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Pola oznaczone jako opcjonalne mogą zostać pominięte.
2. Po przesłaniu formularza przedstawiciel Administratora może skontaktować się z Użytkownikiem telefonicznie lub pocztą elektroniczną w celu uzyskania informacji niezbędnych do sporządzenia wstępnej wyceny.
3. Administrator nie podejmuje decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany i nie dokonuje profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

§ 7. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona korzysta z plików cookies, czyli danych zapisywanych w urządzeniu końcowym Użytkownika. Na stronie dostępny jest panel ustawień cookies.
2. Stosowane są ściśle niezbędne pliki cookies, służące do zapamiętania ustawień Użytkownika dotyczących cookies. Ich użycie nie wymaga zgody i opiera się na przepisach ustawy Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Za zgodą Użytkownika stosowane są analityczne pliki cookies narzędzia Google Analytics (Google Ireland Limited), służące do analizy sposobu korzystania ze strony i jej ulepszania. Zgodę można w każdym czasie cofnąć w panelu ustawień cookies. Administrator nie stosuje reklamowych plików cookies.
4. Na stronie Kontakt osadzona jest mapa Google. Jej załadowanie może skutkować przekazaniem adresu IP Użytkownika spółce Google i zapisaniem przez nią własnych plików cookies, na zasadach określonych w polityce prywatności Google. Odnośniki do profilu Administratora w serwisie Facebook prowadzą do serwisu zewnętrznego, który działa według własnej polityki prywatności i na który Administrator nie ma wpływu.
5. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w panelu dostępnym na stronie lub w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies w przeglądarce może ograniczyć działanie niektórych funkcji strony.

§ 8. Bezpieczeństwo danych i zmiany polityki

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS oraz ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych.
2. Dane osobowe nie są wykorzystywane w celach innych niż określone w niniejszej polityce.
3. Administrator może zmieniać niniejszą politykę, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub funkcjonalności strony. Aktualna wersja jest dostępna w stopce strony pod nazwą „Polityka prywatności i cookies”, a data ostatniej aktualizacji wskazana jest na początku dokumentu.